Wat is Robotic Accounting?

Online boekhoudprogramma’s worden steeds slimmer. Steeds meer onderdelen van je administratie kunnen automatisch door een robot worden uitgevoerd. Dit bespaart je veel tijd en zorgt bovendien voor minder fouten. Het overnemen van delen administratie door robots wordt ook wel robotic accounting genoemd. Met robotic accounting is automatisch boekhouden een stuk dichterbij.

Facturen automatisch downloaden en herkennen

Er zijn verschillende robots die je kunt gebruiken in je boekhouding. Sommige robots zijn gratis en sommige robots kosten geld. Natuurlijk kun je zelf bepalen welke robots je wilt gebruiken.

Allereerst zijn er robots die inkoopfacturen automatisch downloaden bij leveranciers. Je logt dan eenmalig in bij een leverancier en als er een factuur voor je klaarstaat wordt hij automatisch gedownload en in je administratie geplaatst. Natuurlijk worden deze facturen direct in het digitale UBL formaat omgezet zodat je ze later sneller kunt verwerken.

Naast verzamelrobots zijn er ook robots die factuurinformatie automatisch voor je herkennen. Veel Scan&Herken oplossingen maken gebruik van OCR. Hierbij worden tekens herkend en wordt bepaalde informatie alvast in je boekhouding ingevuld. Het gemiddelde herkenningspercentage van OCR is 70%. Als je een echte herkenrobot gebruikt wordt gegarandeerd 100% van de factuurinformatie herkend. Bovendien wordt bij een herkenrobot de factuur automatisch omgezet naar het digitale UBL formaat.

Automatisch verder verwerken

Een modern boekhoudprogramma kan niet alleen factuurinformatie automatisch laten herkennen, ook de verdere verwerking gaat automatisch. Zo zijn er om te beginnen boekrobots die digitale (UBL) facturen automatisch kunnen verwerken. Deze robots onthouden aan welke kostencategorie jij de eerste facturen van een bepaalde leverancier hebt gekoppeld. Vervolgens herkend hij de leverancier bij het ontvangen van een nieuwe UBL factuur. Omdat de robot heeft onthouden aan welke categorie de vorige facturen zijn gekoppeld, zal hij de nieuwe facturen voortaan ook aan deze categorie koppelen.

Ook bij het verwerken van je banktransacties kun je als ondernemer veel tijd besparen met robotic accounting. Er zijn namelijk ook robots die je bankbetalingen automatisch verwerken. Hierbij wordt eerst naar een match gezocht tussen de betaling op de bank en een in- of verkoopfactuur in je administratie. Ook kun je deze robots zelf opdrachten aanleren. Dan verwerkt hij ook betalingen waar geen factuur of bon van is.

Verlies niet het overzicht met robotic acounting

Het gebruiken van robotic accounting is natuurlijk erg handig. Toch is het wel aan te raden om altijd te controleren wat er in je administratie gebeurt. Daarom heeft een goed online boekhoudprogramma ook de mogelijkheid om al het werk van de robots te controleren. Zo maak je optimaal gebruik van de tijdbesparing en verlies je nooit het inzicht in je boekhouding.