Hoe gebruik ik een bankrobot?

Als ondernemer kun je steeds vaker robots gebruiken voor je boekhouding. Ook het handmatig verwerken van banktransacties is met een slim online boekhoudprogramma verleden tijd. Maar hoe werkt dat nou, een bankrobot?

Waar kijkt een bankrobot naar?

Een banktransactie bevat allerlei informatie. De belangrijkste informatie die je van de bank krijgt is het bedrag, de omschrijving en het rekeningnummer van de afzender/ontvanger. Als de banktransacties worden geüpload in jouw online boekhoudpakket, kan de software deze informatie ook herkennen en vervolgens verwerken op de juiste plek.

Wat doet een bankrobot?

In de meeste online boekhoudprogramma’s wordt direct gekeken of een banktransactie aan een openstaande inkoop- of verkoopfactuur kan worden gekoppeld. Vaak gebeurt dit door te kijken naar het bedrag van de transactie en het vinden van het factuurnummer in de omschrijving. Als een van deze twee niet matcht met de banktransactie, zal de betaling ook niet worden verwerkt. Dit voorkomt dat foutjes in factuurnummering of bedragen automatisch worden verwerkt in je administratie

Zelf opdrachten geven

Sommige boekhoudprogramma’s hebben ook de mogelijkheid om de bankrobot zelf opdrachten te geven. Op die manier kunnen bij- of afschrijvingen zonder factuur voortaan automatisch worden verwerkt.

Je laat de robot zoeken naar een bepaald bedrag of bankrekeningnummer of een bepaalde omschrijving. Vervolgens geef je aan wat de robot moet doen als hij een transactie met jouw specificaties vindt. Zo kun je het bedrag bijvoorbeeld direct aan een categorie koppelen en er wel of geen btw af laten halen.

90% gaat automatisch

Door de bankrobot automatisch naar matches met facturen te laten zoeken en zelf opdrachten aan te leren, kan een gemiddelde ondernemer al snel zo’n 90% van de bankadministratie uit laten voeren. Alleen banktransacties waarin kleine foutjes zijn gemaakt of nieuwe mutaties moet je dan nog zelf verwerken.