Hoe maak ik een factuur?

Als je een factuur wilt maken kun je dit het beste doen in een online boekhoudprogramma. Voordat je een verkoopfactuur verstuurt gaan je eerst zorgen dat een aantal instellingen goed staan. Deze hoef je dan bij het aanmaken van de facturen niet meer te veranderen.

Instellingen vóór het factureren

Als je een factuur gaat maken moet je op twee dingen letten. Ten eerste moet de factuur qua lay-out en stijl goed bij ons passen. Je verkoopfactuur is namelijk een belangrijk visitekaartje van jouw business. Daarnaast moet je zorgen dat je voldoet aan alle spelregels van de Belastingdienst.

Eigen huisstijl

Als je inlogt in je online boekhoudprogramma zoek je in de instellingen het onderdeel waar je de lay-out van je factuur kunt wijzigen. Vaak kun je hier ook direct je offertes een ander uiterlijk geven.

Je start met het aanpassen van het uiterlijk van de factuur. Vaak kan dit op verschillende manieren. Zo kun je eigen briefpapier als achtergrond gebruiken of kun je kiezen voor een van de factuur templates van het boekhoudprogramma. Natuurlijk moet je er wel voor zorgen dat de kleur van de factuur past bij de huisstijl van jouw business. Ook zorgen je ervoor dat jouw logo mooi op de factuur staat.

Jouw gegevens

Je bent als ondernemer verplicht om je eigen bedrijfsgegevens op de factuur te vermelden. Gelukkig worden deze gegevens bij een online boekhoudprogramma vaak direct uit de gegevens van je administratie gehaald. Wil je er toch nog iets in veranderen? Pas dan bij de instellingen van je applicatie de gegevens van de administratie aan.

Factuurinstellingen

Voordat je een factuur kunt maken moet je eerst nog wat instellingen van de factuur aanpassen. Je moet namelijk kiezen hoe je factuurnummering eruit ziet. Let alleen op dat de nummering van de facturen uniek en opvolgend is. Je kunt dus niet iedere maand voor een andere manier van nummeren kiezen. Of jij het jaartal of een bepaalde code in je factuurnummering wilt gebruiken mag je helemaal zelf bepalen.

Verder kun je bij de factuurinstellingen ook kiezen of je UBL facturen wilt versturen. Stuur jij facturen naar andere bedrijven, dan moet je deze functie zeker aanzetten. Als je alleen naar particuliere klanten factureert kun je er voor kiezen om geen UBL factuur te sturen. Klanten raken dan niet in de war van het extra UBL bestandje dat wordt meegestuurd. Als je zowel naar zakelijke als particuliere klanten factureert kun je de optie aan laten staan en later per relatie beslissen of je wel of géén UBL factuur wilt sturen.

Tot slot kun je er voor kiezen om een QR-code te plaatsen op de factuur. Als een klant deze code met een bankapp scant, wordt direct een betaalverzoek klaargezet met de juiste gegevens van jouw verkoopfactuur. Op die manier heeft de betaling altijd de goede gegevens en kun jij de betalingen straks veel sneller en vaak zelfs automatisch laten verwerken.

Wil je klanten nog meer betaalgemak geven? Dan kun je er voor kiezen om je klanten te laten betalen met iDEAL. Als je een account hebt bij een van onze betaalproviders, kun je deze verbinden met InformerOnline. Bij jouw klanten staat in de e-mail met de factuur dan ook een link om direct te betalen. Vaak geldt hoe eenvoudiger een klant kan betalen, hoe sneller hij dit zal doen.

Alles wat je nu hebt ingesteld is in principe eenmalig. Iedere keer als je een factuur verstuurt hoef je niet meer aan deze onderdelen te denken.

Het versturen van een factuur

Nu alles goed staat ingesteld kun je een factuur gaan versturen. Je zult zien dat dit met een online boekhoudprogramma erg eenvoudig is. In je boekhoudprogramma ga je naar het onderdeel van de verkoopfacturen. Hier kies je de optie om een nieuwe factuur te versturen.

Klantgegevens

Natuurlijk moet je duidelijk vermelden voor wie de factuur bestemd is. Je kunt een eerder gebruikte klant selecteren of een nieuwe klant toevoegen. Soms kun je in een boekhoudprogramma direct een bedrijf opzoeken in de database van de Kamer van Koophandel.

Factuurgegevens

Het factuurnummer hoef je niet in te vullen. Als je een factuur verstuurt krijgt het document automatisch het opeenvolgende nummer. Je hebt dan nooit last van dubbele of ontbrekende factuurnummers. Verder kun je de factuurdatum en de betalingsconditie wijzigen. Onderop je factuur komt dan netjes een zin met alle juiste gegevens over de betaaltermijn van de factuur.

Nu kom je bij het belangrijkste deel van de factuur. Je moet een overzicht geven van de geleverde producten en diensten.

Voor iedere dienst en product moet je het volgende invullen:

• Omschrijving van de producten of diensten
• Moment van leveren van de producten of diensten
• Verkoopprijs + omzetcategorie
• Btw-percentage

De prijs inclusief btw en het btw-bedrag worden automatisch uitgerekend. Als je wilt kun je nog een opmerking toevoegen, maar in principe ben je nu klaar met het aanmaken van de factuur.

Versturen van de factuur

Als je de factuur hebt opgeslagen krijg je een voorbeeld van de factuur te zien. Heb je alles gecontroleerd, dan kun je de factuur versturen.

Er zijn verschillende manieren om de factuur te versturen. Als je het e-mailadres van de ontvanger netjes hebt ingevuld kun je de factuur direct vanuit de boekhouding versturen. De klant ontvangt dan een e-mail met de factuur.

Wil je er zeker van zijn dat een factuur op de juiste plaats komt? Dan kun je ook gebruikmaken van PEPPOL. Op het speciaal beveiligde PEPPOL-netwerk zijn veel bedrijven en overheden uit binnen- en buitenland geregistreerd. De factuur komt dan niet in een mailbox, maar direct in de boekhouding van de ontvangende partij terecht. Op die manier weet je zeker dat jouw factuur ontvangen wordt. Als de ontvangende partij ook op het PEPPOL-netwerk is geregistreerd, wordt PEPPOL de voorkeursverzendwijze.