Uitgaven verwerken

Als ondernemer ontvang je regelmatig bonnen en facturen van andere bedrijven. Natuurlijk moeten je deze uitgaven ook netjes in de administratie verwerken. Je kunt alle inkomende facturen onder één groep kosten kunnen zetten. Maar als ondernemer is het natuurlijk wel handig om te weten waar je je geld aan uitgeeft. Daarom koppel je iedere inkoopfactuur of -bon aan een eigen kostencategorie. Op die manier krijg je goed inzicht in de kosten van je business.

Een inkoopfactuur verwerken

De Belastingdienst heeft bepaalde spelregels voor facturen. Zo moet er bepaalde informatie verplicht op de documenten staan. Deze factuurinformatie vul je bij het verwerken van een inkoopfactuur netjes in. Naast de algemene informatie van een inkoopfactuur koppel je de kosten ook aan een bepaalde categorie.

Uitgaven verwerken in je boekhouding

Voordat je een inkoopfactuur gaat verwerken in een online boekhoudprogramma, moet je ervoor zorgen dat de factuur in de administratie komt te staan. Met online boekhouden bewaar je alle documenten namelijk niet in een map of order, maar online in de cloud. Als je ervoor zorgt dat de documenten netjes in je online administratie staan, mag je de originele documenten zelfs weggooien.

Inkoopfacturen naar je boekhouding sturen

Het is aan te raden om inkomende facturen zo snel mogelijk naar de boekhouding te sturen. Op die manier is je boekhouding sneller bijgewerkt en raak je facturen minder snel kwijt. Er zijn verschillende manieren om je facturen in je administratie te krijgen.  De belangrijkste manieren zijn voor jou op een rijtje gezet:

1. E-mails met facturen kunnen direct worden door gemaild naar de boekhouding. De boekhouding heeft namelijk een uniek en eigen e-mailadres. Mocht de factuur een UBL-factuur zijn, dan wordt ook het .xml bestandje automatisch ingelezen.
2. Maak een foto met de smartphone. Met de mobiele app van je boekhoudpakket kun je een foto maken van een bon of factuur. Deze foto’s worden direct online opgeslagen in de boekhouding. Let wel op dat alle informatie van de factuur of bon goed te lezen is op je foto!
3. Tegenwoordig kun je facturen ook automatisch laten downloaden bij de leverancier. Zodra er een nieuwe factuur beschikbaar is in je klantportaal, wordt de factuur automatisch gedownload en in je online boekhoudpakket gezet.
4. Een nieuwe trend in de wereld van boekhouden is PEPPOL. PEPPOL is een speciaal beveiligd netwerk om facturen uit te wisselen tussen verschillende administraties. Als je geregistreerd bent op PEPPOL kunnen andere bedrijven en overheden facturen direct naar jouw boekhouding sturen. Bij facturen die via PEPPOL worden verstuurd wordt ook standaard het .xml UBL bestandje meegestuurd.
5. Natuurlijk kun je ook gewoon PDF bestanden uploaden naar je boekhouding. Op die manier kun je heel eenvoudig documenten van een scanner of ander systeem online opslaan in de administratie.

Inkoopfacturen verwerken

Als je factuur in je online boekhoudprogramma staat kun je beginnen met het verwerken. Bij iedere factuur begin je met het overnemen van de factuurinformatie. Zo neem je altijd de volgende zaken over:

• de datum van de factuur (factuurdatum)
• de naam van de relatie/leverancier
• het btw-tarief of btw-tarieven op de factuur
• het factuurbedrag exclusief en inclusief btw
• een omschrijving van de goederen en diensten

Als je de benodigde factuurinformatie hebt ingevuld hoef je de kosten alleen nog aan een categorie te koppelen. Hiervoor selecteer je de categorie die het best bij de kosten op de factuur past. Op die manier weet je als ondernemer precies waar je het geld aan uitgeeft.

Bij sommige categorieën moet je goed opletten. In principe wordt bij het boeken van een factuur direct de btw-aangifte bijgewerkt. In sommige gevallen zijn er speciale spelregels voor de btw. Bijvoorbeeld bij bonnetjes voor eten en drinken.

Eigenlijk is het verwerken van inkomende bonnen en facturen vrij simpel. Je neemt de factuurinformatie over en koppelt de kosten aan een bepaalde categorie.