Hoe begin ik met boekhouden bij InformerOnline?

Als je begint met online boekhouden bij InformerOnline zijn er een heel wat dingen die je kunt instellen. Wat je allemaal instelt, ligt helemaal aan jou. In dit hoofdstuk leggen we je uit hoe je eenvoudig en snel een aantal aspecten van de online boekhouding instelt. En dat helemaal zelf!

Artikelen en Diensten

Als je straks een offerte of verkoopfactuur gaat maken ga je hier waarschijnlijk de door jou geleverde artikelen en diensten op noemen. In sommige gevallen zijn deze producten en diensten steeds weer anders, maar vaak gaat het om dezelfde. In dat geval kan het veel tijd schelen door jouw producten en diensten alvast in jouw boekhoudprogramma te zetten.

Je hoeft dan bij het maken van de offertes en facturen niet steeds de prijzen en bijbehorende omzetcategorieën in te vullen, het boekhoudprogramma zal deze steeds automatisch voor je invullen.

Vergeet hier dus ook niet het goede BTW-tarief te selecteren. Bekijk voor meer informatie de PDF BTW-tarieven.

Je kunt artikelen en diensten handmatig toevoegen via Instellingen –> Producten of importeren via een .csv bestand (voor meer informatie hierover raadpleeg de helpdesk).

Bankrekeningen

Voor je start met je boekhouding moet je zorgen dat alle bankrekeningen van je bedrijf ingesteld staan in je boekhoudprogramma. Als er betalingen worden gedaan moeten deze natuurlijk wel aan de goede bankrekening worden gekoppeld. Het is mogelijk om bij het instellen van een bankrekening wat extra instellingen in te vullen, zoals de incasso-instellingen. Gelukkig staan de meeste instellingen standaard ingesteld waardoor je snel aan de slag kunt.

Je kunt een bankrekening toevoegen via Instellingen –> Bankrekeningen.

Lay-out facturen en offertes

Tegenwoordig kun je met je boekhoudprogramma professionele offertes en facturen maken en versturen. Het is natuurlijk wel belangrijk dat deze offertes en facturen helemaal in jouw huisstijl zijn. Met een lay-out-editor kun je vaak op verschillende manieren een mooi document opmaken.

Meer informatie over de zaken die allemaal op een factuur moeten staan krijg je in het volgende hoofdstuk.

Je kunt de layout-editor vinden via Instellingen –> Layout-editor

E-mailinstellingen

Met de meeste boekhoudprogramma’s van tegenwoordig kunt u heel eenvoudig offertes, facturen, herinneringen en aanmaningen per e-mail versturen. Het is wel belangrijk dat je deze e-mails een eigen tintje geeft. Als je dit niet doet loop je het gevaar dat er (onduidelijke) mails worden verstuurd die niet bij jouw bedrijf passen qua taal of lay-out. Loop daarom de teksten bij de e-mailinstellingen goed na zodat alle uitgaande berichten van jouw bedrijf goed in orde zijn.

De e-mailinstellingen zijn te vinden onder Instellingen –> E-mailinstellingen

Relatiegegevens

Op het moment dat je een bedrijf begint, maar zeker als je bedrijf al even bestaat, is het handig dat je de contactgegevens van je debiteuren en crediteuren in je boekhoudprogramma zet. Op die manier kun je bijvoorbeeld een goed beeld krijgen van de factuurgeschiedenis met je klanten of leveranciers.

Je kunt relaties importeren via Relaties of via de speciale importeerfunctie van InformerOnline (voor meer informatie hierover raadpleeg de helpdesk).

Betalingscondities

Als je straks verkoopfacturen gaat maken dien je een betalingsconditie te kiezen, bijvoorbeeld ‘betalen binnen 30 dagen’ , ‘incasso’ of ‘per kas’. Meestal bevatten boekhoudprogramma’s de nodige standaardopties, maar misschien wil jij wel gebruik maken van een eigen betalingsconditie. Pas deze daarom dus bij het inrichten van de boekhouding al helemaal naar je eigen smaak aan.

De betalingscondities vind je onder Instellingen–> Betalingscondities.

De Beginbalans

De beginbalans is vooral belangrijk voor ondernemers die al bedrijfsactiviteiten hebben lopen en bijvoorbeeld overstappen naar een ander boekhoudprogramma. Ook ondernemers die zelf de boekhouding willen bijhouden, terwijl iemand anders dat voorheen deed, zullen de beginbalans in moeten vullen.

Ben jij een startende ondernemer? Dan hoef je in principe geen beginbalans in te vullen. Als je een startende ondernemer bent zijn er immers nog geen waardes voor categorieën uit het verleden, je gaat immers net beginnen.

Start je jouw boekhouding zelf bijvoorbeeld op 1 januari 2019, dan moet je als beginbalans de balans invullen zoals hij was aan het eind van 31 december 2018.

Hoe vul je de beginbalans in?

In de beginbalans voer je per categorie in wat het saldo was aan het eind van de vorige periode (bijvoorbeeld 31 december 2018). Als je na het invullen van de beginbalans weer verder gaat met de boekhouding loopt de administratie dus keurig verder vanaf de oude situatie.

Let bij het invullen goed op of je de bedragen aan de goede kant invult, een balans bestaat immers uit twee kanten (debet en credit). Voor meer informatie kun je ook nog terugkijken in het hoofdstuk over de balans.

Als jezelf wel wilt boekhouden, maar twijfelt over het opzetten van de boekhouding, kun je ook iemand met wat meer boekhoudkennis vragen om je te helpen. Ook als je niet weet hoe je de beginbalans etc. moet instellen kun je nog steeds prima uit de voeten met een boekhoudprogramma. De beginbalans moet je immers maar één keertje invullen.

Onderaan deze pagina zie je hoe je eenvoudig je beginbalans in kunt vullen in InformerOnline.

Debiteuren en Crediteuren

Bij de debiteuren en crediteuren moet je even goed opletten bij de beginbalans. Als je bij een factuur van 2018 pas in 2019 de betaling ontvangt, kan de boekhouding in de problemen komen. Daarom is het belangrijk om alle in- en verkoopfacturen die nog niet betaald zijn apart in te vullen op de beginbalans.

Voor openstaande verkoopfacturen klik je op de + bij debiteuren.
Voor openstaande inkoopfacturen klik je op de + bij crediteuren.
Vervolgens opent zich een nieuw schermpje waar je heel eenvoudig je oude facturen in kunt vullen.